Kundenverwaltung

Finden statt suchen: Alle Informationen und Dokumente unter einem Dach

In der orgaMAX-Kundendatenbank stehen Ihnen sämtliche Kontakt- und Adressdaten sowie Liefer-, Zahlungs- und Preiskonditionen auf Knopfdruck zur Verfügung. In der praktischen Detailansicht ermöglicht die Kunden-Historie den gezielten Zugriff auf alle Termine, Aufgaben, Briefe, Angebote, Aufträge und Rechnungen jedes einzelnen Kunden.

Mithilfe der Dokumentenverwaltung greifen Sie direkt aus Ihrer Kundenzentrale heraus auf externe Dateien aller Art zu: Von der Auftragskalkulation über die Produktpräsentation bis hin zum Besprechungsprotokoll und Projektbericht finden und öffnen Sie jedes beliebige Dokument im Handumdrehen. Über die komfortable Scan-Schnittstelle legen Sie bei Bedarf sogar Papierdokumente in Ihrer Kundenverwaltung ab!

Lieferantenverwaltung

Gewusst wo: Wer liefert was - und zu welchen Konditionen?

Im Einkauf liegt der Gewinn: Grundlage ist die leicht zu pflegende orgaMAX-Lieferantendatenbank mit allen wichtigen Kontakt- und Adressdaten Ihrer Bezugsquellen sowie deren Liefer- und Preiskonditionen. Die Lieferanten-Historie in der Detailansicht ermöglicht den gezielten Zugriff auf die Termine, Aufgaben, Briefe, Angebote, Aufträge und Rechnungen jedes einzelnen Lieferanten.

Mithilfe der Dokumentenverwaltung greifen Sie direkt aus Ihrem Lieferantenverzeichnis heraus auf externe Dateien aller Art zu: Von der Preisliste über die Angebotskalkulation bis hin zu Produktspezifikationen finden und öffnen Sie blitzschnell jedes beliebige Dokument. Über die komfortable Scan-Schnittstelle legen Sie bei Bedarf sogar Papierdokumente in Ihrer Lieferantendatenbank ab!

Artikelverwaltung

Ihr gesamtes Sortiment bis ins letzte Detail durchorganisiert

In der orgaMAX-Artikeldatenbank speichern Sie alle Spezifikationen Ihrer Produkte und Dienstleistungen, soweit sie für Sie bedeutsam sind: von der Beschreibung, den Maßen und Abbildungen einzelner Artikel über deren Einkaufs- und Verkaufspreise bis hin zu Lagerbeständen und Verkaufsstatistiken. Auf diese Weise stellen Sie die Inhalte Ihrer Angebote, Aufträge und Rechnungen im Alltag ganz bequem zusammen - ein paar Mausklicks genügen.

Durch vorgangsbezogene Textpassagen sorgt orgaMAX bei Bedarf sogar dafür, dass Sie immer den richtigen Ton treffen: Während zum Beispiel in Angeboten die Vorzüge und der Nutzwert Ihrer Artikel im Mittelpunkt stehen, findet sich später im Rechnungstext nur die nüchterne Artikelbezeichnung.

Seriennummernverwaltung

Artikelseriennummern verwalten, organisieren und nachhalten

Normalerweise werden Artikel über eine Artikelnummer identifiziert. Für die meisten Artikel ist das auch völlig ausreichend. Es gibt jedoch auch Artikel, bei denen es nötig ist, jedes einzelne Exemplar unterscheiden zu können. Ein klassischer Fall in dem Artikelseriennummern häufig zur Anwendung kommen, sind Artikel aus den Bereichen Computerhardware, Unterhaltungselektronik, Telekommunikation, usw.

Die Seriennummernverwaltung in orgaMAX macht es möglich, jedes einzelne Exemplar eines Artikels zu erfassen, zu verwalten und nachverfolgen zu können. So ist auch nach dem Verkauf eine eindeutige Identifikation eines Artikels in Gewährleistungs- und Garantiefällen möglich.

orgaMAX Heute

Der perfekte Einstieg: Mit "orgaMAX Heute"

Der perfekte Einstieg: Mit orgaMAX Heute haben Sie alle wichtigen Zahlen tagesaktuell im Blick. In kurzer Zeit wissen Sie so, was heute und in den nächsten Tagen an Terminen und Aufgaben auf Sie wartet. Auch anstehende Geburtstage Ihrer Geschäftspartner werden Ihnen angezeigt.

Die wichtigsten Unternehmenszahlen finden Sie im Bereich Heute übersichtlich gegliedert.
So finden Sie hier die Umsatzentwicklung samt Diagramm im Vergleich zum letzten Geschäftsjahr. Den Status des Ver- und Einkaufs, sowie die aktuelle Finanzsituation Ihres Unternehmens.
Auch statistische Informationen zu Kunden, Artikeln und Lieferanten finden sich hier ebenso zentral und übersichtlich, wie neue Produktinformationen oder den schnellen Zugang zu Serviceleistungen.

Briefe gestalten & verschicken

Geklickt - verschickt: Profi-Korrespondenz im Baukastenprinzip

Auch im E-Mail-Zeitalter bleibt der klassische Geschäftsbrief ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Das perfekte Erscheinungsbild Ihrer Korrespondenz ist ein überzeugender Ausweis Ihrer Professionalität. orgaMAX stellt Ihnen fertige Vorlagen und sogar vorformulierte Textbausteine zur Verfügung - um die Seitengestaltung und Textformatierung brauchen Sie sich nie wieder Gedanken zu machen.

Falls Sie die orgaMAX-Vorlagen an Ihre eigenen Vorstellungen anpassen möchten, ist das mit dem komfortablen Briefpapier-Gestalter schnell erledigt. Ob Sie in der Praxis auf fertige Briefbögen oder leeres Papier drucken, entscheiden Sie selbst. Und es geht sogar ganz ohne Drucker: Sie können Ihre Schreiben ebenso gut per E-Mail oder mithilfe der Online-Poststelle an Ihre Geschäftspartner schicken.

Kalender - Terminverwaltung

Alle Termine auf einen Blick - immer auf dem Laufenden

In der orgaMAX-Terminverwaltung halten Sie einmalige oder regelmäßig wiederkehrende Verabredungen fest, lassen sich Ihren Zeitplan wahlweise in Tages-, Wochen- oder Monatsansichten zusammengefasst anzeigen und werden vom Programm rechtzeitig an bevorstehende Termine erinnert. Jeder Mitarbeiter kann seinen eigenen Kalender führen - falls erforderlich zeigt das Programm die Einzeleintragungen aber auch in Form eines Team-Kalenders an.

Dabei ist der orgaMAX-Kalender ganz eng mit Ihren Geschäftsvorgängen verzahnt: Jedem Termin ordnen Sie blitzschnell den dazugehörigen Kunden oder Lieferanten zu. Dadurch stehen Ihnen die Kontaktdaten Ihrer Geschäftspartner jederzeit per Mausklick zur Verfügung. Außerdem greifen Sie bei Bedarf direkt aus dem Terminplaner auf Briefe, Angebote, Rechnungen oder Bestellungen zu, die Sie am jeweiligen Tag geschrieben haben.

Aufgabenverwaltung

Es gibt viel zu tun? Halten Sie's fest und haken Sie's ab!

Die orgaMAX-Aufgabenverwaltung sortiert Ihre Einzelaufträge sowie regelmäßig wiederkehrende Aufgaben im Handumdrehen nach Wichtigkeit, Fälligkeit und Grad der Erledigung. Außerdem erinnert Sie das Programm rechtzeitig an bevorstehende Deadlines. Anders als bei üblichen To-do-Listen sind die orgaMAX-Aufgaben ganz eng mit Ihren übrigen Geschäftsvorgängen verzahnt: Jeder Aufgabe ordnen Sie bei Bedarf blitzschnell den dazugehörigen Kunden oder Lieferanten zu. So stehen Ihnen die Kontaktdaten Ihrer Geschäftspartner und die Informationen über die bisherigen gemeinsamen Projekte jederzeit per Mausklick zur Verfügung.

Mehr noch: Über die eingebaute Dokumentenverwaltung greifen Sie direkt aus Ihrer Aufgabenverwaltung heraus auf Dateien aller Art zu - ganz gleich, ob es sich um externe Texte, Tabellen, Präsentationen oder Multimediadateien handelt.

Zeitplan

Alles im Griff: Projekte planen - Ressourcen verwalten.

Neben dem Kalender und der Aufgabenverwaltung stellt Ihnen orgaMAX ein vielseitiges Zeitplan-Modul zur Verfügung: Mit dessen Hilfe behalten Sie auch bei größeren Projekten den Überblick über den zeitlichen Ablauf und die wechselseitige Abhängigkeit aller anfallenden Aufgaben.

Das vielseitige Planungswerkzeug lässt sich ebenso gut für andere Verwaltungszwecke nutzen - zum Beispiel, um Urlaubspläne zu erstellen, Raumbelegungen im Auge zu behalten oder den Verleih von Werkzeugen, Fahrzeugen oder technischen Geräten zu überwachen.

Online-Poststelle

Hybrid-Post: vom PC via Internet in den Briefkasten

Sie haben die Nase voll vom altmodischen Büro-Fünfkampf? Dann überlassen Sie das Drucken, Falzen, Eintüten, Frankieren und den Weg zur Post doch einfach der pfiffigen Online-Poststelle: Sie schreiben Ihre Briefe, Angebote, Rechnungen und Ihre sonstige Ausgangspost wie gewohnt am Bildschirm - und übertragen die fertige Korrespondenz dann per Mausklick an einen Internet-Dienstleister.

Der sorgt dafür, dass Ihre Schreiben kurz darauf in gedruckter Form im Briefkasten Ihrer Geschäftspartner landen. Und wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch versenden wollen, können Sie die sogar formvollendet digital signieren lassen! Ganz nebenbei sorgt die Online-Poststelle auch noch dafür, dass Sie direkt aus der Kunden- und Lieferantenverwaltung von orgaMAX heraus ganz bequem SMS- und Fax-Nachrichten verschicken können.

Rechnungen schreiben

Ohne Moos nix los: per Mausklick zur perfekten Ausgangsrechnung

Mit orgaMAX schreiben Sie aus dem Stand professionelle und vor allem finanzamtsichere Rechnungen. Die von Experten geprüften Rechnungsvordrucke und Rechnungsvorlagen enthalten alle vorgeschriebenen Rechnungselemente und Formulierungen. Falls Sie zuvor ein schriftliches Angebot verschickt haben, übertragen Sie dessen kompletten Inhalt auf Knopfdruck in die Rechnung. Auch Akontozahlungen sind, dank der Möglichkeit Abschlagsrechnungen mit anschließender Schlussrechnung zu stellen problemlos möglich.

Anderenfalls übernehmen Sie die benötigten Kunden- und Artikelinformationen sowie Ihre Zahlungsbedingungen einfach per Mausklick aus Ihren Stammdaten. Dabei schreiben und sehen Sie Ihre Rechnungen in der interaktiven Druckansicht am Bildschirm gleich so, wie sie später ausgedruckt aussehen. Sie möchten Rechnungen an Geschäftskunden per E-Mail versenden? Kein Problem: In der Online-Poststelle können Sie die vorgeschriebene elektronische Signatur ausstellen lassen.

Angebote erstellen

2 Fliegen - 1 Klappe: attraktive Aufträge zu wasserdichten Konditionen!

Wer durchdachte, gut kalkulierte und formal einwandfreie Angebote auf den Tisch legt, ist Kunden und Konkurrenz meist einen großen Schritt voraus. Die fertigen Angebots-Vorlagen und differenzierten Positionsarten von orgaMAX sorgen dafür, dass Sie mit geringem Aufwand optisch ansprechende, werblich überzeugende und rechtlich unmissverständliche Angebote erstellen.

Mit wenigen Mausklicks übernehmen Sie die benötigten Kunden- und Artikelinformationen aus Ihren Stammdaten. Vorformulierte Textpassagen sorgen dafür, dass Sie inhaltlich schnell den richtigen Ton treffen. Regelmäßig verwendete Liefer- und Zahlungsbedingungen können Sie voreinstellen oder gezielt nach Kunden differenziert festlegen. Falls erforderlich passen Sie die Vertragskonditionen aber auch gezielt auf den Einzelfall an.

Abo-Rechnungen erstellen

Rechnungs-Dauerauftrag: minimaler Aufwand - maximaler Nutzen

Sind Sie es leid, periodisch anfallende Rechnungen an Stammkunden immer wieder neu anzulegen? Mit seinen komfortablen Abo-Rechnungen macht orgaMAX das Abrechnen regelmäßig wiederkehrender Aufträge zum Kinderspiel: Sie brauchen nur eine neue Rechnung anzulegen oder eine vorhandene zu kopieren und das tag- und monatsgenaue Abrechnungs-Intervall festzulegen.

Auf dieser Grundlage markiert das Programm täglich alle fälligen Vorgänge in der Abo-Rechnungsliste. Daraus machen Sie dann mit einem einzigen Knopfdruck druckreife Einzelrechnungen. Die bringt das Programm auf Wunsch auch gleich zu Papier. Bei Kunden, die Ihnen eine Einzugsermächtigung erteilt haben, bereitet orgaMAX obendrein die dazugehörigen Lastschriftaufträge vor.

Preisanfragen stellen

Unverbindlich nachgefragt: Kaufen Sie nicht zu teuer ein!

Mit der Funktion Preisanfrage, aus dem Bereich Einkauf von orgaMAX, erzeugen Sie im Handumdrehen übersichtliche Preisanfragen an Ihre Lieferanten. Die Lieferanten- und Artikeldetails übernehmen Sie per Mausklick aus Ihren Stammdaten. Sofern in der Artikeldatenbank ein Lieferant und ein Einkaufspreis hinterlegt ist, wird dieser als momentaner Preis automatisch übernommen. In Angeboten und Aufträgen kann automatisch nach DATANORM-Artikeln gesucht werden, um für diese eine Preisanfrage zu stellen.

Nach Erhalt der aktuellen Preise von Ihrem Lieferanten können Sie die dazugehörige Preisanfrage per Knopfdruck blitzschnell auf Preise erhalten setzen oder mit einem Klick daraus eine Bestellung erzeugen. In der Preisanfragenübersicht erkennen Sie so auf Anhieb, bei welchen Anfragen noch Handlungsbedarf besteht. Und in der Detailansicht sehen Sie sofort, welche Positionen Sie angefragt haben.

Bestellungen aufgeben

Fix bestellt: So schauen Sie Ihren Lieferanten auf die Finger!

Mit der Funktion Bestellungen aus dem Bereich Einkauf von orgaMAX erzeugen Sie im Handumdrehen wasserdichte Bestellungen zu den von Ihnen gewünschten Konditionen und Lieferterminen. Die Lieferanten- und Artikeldetails übernehmen Sie per Mausklick aus Ihren Stammdaten. Sofern in der Artikeldatenbank ein Einkaufspreis hinterlegt ist, wird er automatisch übernommen. Falls erforderlich kann er, wie alle anderen Angaben auch, von Hand angepasst werden.

Beim Eintreffen vollständiger Lieferungen markieren Sie die dazugehörige Bestellung per Knopfdruck blitzschnell als Komplettlieferung. Handelt es sich um eine Teillieferung, kennzeichnen Sie die gelieferten Positionen und tragen deren Anzahl ein. In der Bestellübersicht erkennen Sie so auf Anhieb, bei welchen Bestellungen noch Handlungsbedarf besteht. Und in der Detailansicht sehen Sie sofort, welche Positionen aus welchen Lieferungen noch offen sind.

Mahnungen überwachen

Effizientes Forderungsmanagement: Ihr Geld ist Ihr gutes Recht!

Mit orgaMAX wissen Sie immer, welche Kunden mit ihren Zahlungen in Verzug sind: Ausgehend vom Rechnungsdatum und den vereinbarten Zahlungsbedingungen bereitet das Programm bei fehlendem Zahlungseingang automatisch Mahnschreiben vor. Anzahl und Tonfall Ihrer Mahnungen und die Gebühren der einzelnen Mahnstufen legen Sie bei Bedarf selbst fest.

Ob Sie die vom Programm vorbereiteten Mahnungen anschließend drucken oder per Post, Fax oder E-Mail verschicken, bleibt Ihnen überlassen. orgaMAX erhöht anschließend die Mahnstufe und behält den Vorgang weiter im Auge. Sie können die automatisch erzeugten Zahlungserinnerungen im Einzelfall aber auch zum Anlass nehmen, säumige Kunden telefonisch oder persönlich an die Zahlung zu erinnern.

Offene Posten-Liste

Lückenlose OP-Listen: alle Forderungen auf einen Blick

 Gedruckte Rechnungen gelten bis zur vollständigen Bezahlung als offene Posten. Die übersichtlichen OP-Listen von orgaMAX helfen Ihnen dabei, alle ganz oder teilweise unbezahlten Rechnungen im Blick zu behalten. Gegenüber Banken und anderen Geldgebern dokumentieren Sie mit den optisch ansprechenden Berichten zudem Ihr professionelles Forderungsmanagement. 

Darin belegen Sie nicht nur auf Anhieb, welche Einzelvorgänge offen und in welcher Mahnstufe diese sind: Sie können Ihre Außenstände auch ganz bequem nach Kunden sortieren und zusammenfassen. Sofern das Zusatzmodul Eingangsrechnungen freigeschaltet ist, überwacht das Programm darüber hinaus Ihre eigenen Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und Dienstleistern.

Geschäftsentwicklung

Differenzierte Geschäftsanalyse: hoch verdichtet oder stark differenziert

Die orgaMAX-Auswertung Allgemeine Geschäftsentwicklung sorgt dafür, dass Sie jederzeit über die Entwicklung Ihres Unternehmens im Bilde sind: Sie erkennen auf den Tag, den Monat und das Jahr gesehen, an welche Kunden, über welche Artikel oder Auftragsarten Sie Rechnungen geschrieben haben.

Farbige Pfeile zeigen Ihnen auf Anhieb, in welchen Zeiträumen sich ein Aufwärtstrend abzeichnet, wo es abwärts ging und wo das Niveau gehalten werden konnte. Die Vergleichszahlen für den Vorjahreszeitraum werden dabei immer mit angezeigt. Wenn Sie darüber hinaus wissen wollen, wie sich Ihre Gewinnsituation entwickelt hat, rufen Sie die differenzierte Einnahmen- / Ausgaben-Übersicht auf.

Umsatz analysieren

Erlöslage durchleuchtet: Was war - was läuft - was wird?

Das Umsatz-Modul von orgaMAX stellt in grafischer und tabellarischer Form dar, wie sich Ihre Erlöse im Monats- und Jahresvergleich entwickelt haben. In einer separaten Umsatzvorschau wird der Trend sogar in die Zukunft verlängert.

Damit Sie wissen, welche Teile Ihres Sortiments besonders erfolgreich sind, können Sie sich darüber hinaus die Absatzmenge und den erzielten Umsatz Ihrer einzelnen Artikel sowie Artikelkategorien anschaulich anzeigen lassen. Die gleichen Auswertungen stehen Ihnen auch auf Kundenebene zur Verfügung. Ihre Verkaufs-Renner rufen Sie als "Top-Artikel" und "Top-Kunden" ab.

Rohgewinn auswerten

Erfolgsanalyse: Einkaufspreise zu hoch - Verkauferlöse zu gering?

orgaMAX liefert Ihnen aufs Jahr oder einzelne Monate bezogene Rohgewinn-Auswertungen: Dabei stellt das Programm die tatsächlich erzielten Verkaufspreise den kalkulatorischen Einkaufspreisen gegenüber, die Sie zuvor in der orgaMAX-Artikeldatenbank hinterlegt haben.

Durch gezielte Auswertungen auf Kunden- und Artikelbasis wird Ihre Rohgewinnanalyse weiter ausdifferenziert. In der separaten Rohgewinnvorschau finden Sie sogar eine Prognose auf Grundlage der Vorjahreserfahrungen und des aktuellen Trends.

Ausgaben überwachen

Kostenanalyse: So lösen Sie die Gewinnbremse!

Ein kritischer Blick auf die Ausgabenseite lohnt sich: Jeder gesparte Euro wirkt sich in voller Höhe auf Ihren Gewinn aus. Doch Hand aufs Herz: Kennen Sie die Kostenstruktur Ihres Unternehmens? Wissen Sie, wie die Ausgaben verteilt sind?

Durch die grafischen und tabellarischen orgaMAX-Auswertungen erkennen Sie die Knackpunkte auf einen Blick. Denn Sie sehen nicht nur die Rangfolge und absoluten Zahlen der wichtigsten Kostenpositionen: Zugleich wird das Verhältnis der Größenordnungen offensichtlich. Neben einer aktuellen Ausgaben-Hitliste offenbart das Programm in den Monats- und Jahresvergleichen, wie sich die Betriebsausgaben im Laufe der Zeit entwickelt haben.

Tabellen-Auswertungen

Chef-Report à la carte: Freestyle-Analysen ohne Grenzen

Mit den multifunktionalen Tabellen-Auswertungen stellt Ihnen orgaMAX ein ebenso mächtiges wie leicht bedienbares Analyse-Werkzeug zur Verfügung: Mit dessen Hilfe erzeugen Sie im Handumdrehen informative Reports auf Basis aller wichtigen Informationen aus den Stammdaten und sämtlichen Vorgängen.

Die frei wählbaren Abfragekriterien legen Sie dabei mit wenigen Mausklicks mithilfe einfacher Schaltflächen und Auswahllisten fest. Fertige Berichtsvorlagen sorgen dafür, dass Sie Ihre Auswertungen in optisch ansprechender Form zu Papier bringen können. Sowohl die Abfragedefinitionen als auch die Seitengestaltung Ihrer selbst erstellten Tabellen-Auswertungen können Sie abspeichern und später jederzeit wieder aufrufen - oder sie als Grundlage neuer Berichte nutzen.

• Erhöhte Performance bei Datenbankzugriffen
• Vorgänge öffnen und bearbeiten
  (Im Netzwerkbetrieb bis zu 25% schneller.)
• Schnellere Darstellung der Tabellenansichten
• Auswertungen die auf FiBu-Daten beruhen
  werden sofort angezeigt (Einnahmen/Ausgaben,
  EÜR, Buchhaltungslisten, etc.)
• Neue Filtertechnik bei den Listen & Statistiken

Funktionen der Toolbar im Überblick:

• Vor- und Zurückfunktion
• Schnellerfassung von Vorgängen
• Kunden-/ Lieferantensuche
• Vorgangssuche
• Artikelsuche

• Anschrift, Kommunikation & Passbild
• Personalangaben wie Lohnsteuerklasse, Soz.-Vers.-Nr, Beschäftigungszeitraum, Gehalt, usw.
• Bankverbindungen für Überweisungen
• orgaMAX Benutzeraccount
• Dokumente zum Mitarbeiter

Sie haben die Wahl:

• Rabatt für jede Position, oder eine Rabattposition
• Prozentualer Rabatt auf die Gesamtsumme
• Fester Rabattbetrag
• Neue Gesamtsumme festlegen

Folgendes kann individuell eingestellt werden:

• Vorlagen
• Textbausteine
• Preisart
• Positionsabrechnung

Nur wenige Klicks:

• Artikel auswählen
• Vorlage aussuchen
• Menge eintragen
• Drucken

• Teil- / Schlussrechnungen mit kumulierter Positionsauflistung (VOB)
• Lieferscheine als abgeschlossen markieren
• Auftragsstorno

Einige Funktionen:

• Umsatzentwicklung inkl. Tendenz
• Finanzstatus
• Status im Ver- und Einkauf
• Status zu Ihren Kunden
• Status zu Ihren Lieferanten
• Status zu Ihren Artikeln

Einige Funktionen:

• Abrufen und Einlesen von verkauften Amazon-Artikeln
• Dublettenprüfung der Kundendaten beim Import
• Zuweisung eines Versandartikels

Ohne diesem Programm bräuchten wir mehr Personal um die Verwaltung zu bewältigen. In unserer Firma ist orgaMAX somit nicht mehr wegzudenken!

Einfach genial! Bei uns läuft so ziemlich Alles über orgaMAX und es arbeitet bestens mit Microsoft Office zusammen.

Seit dem ersten Test arbeite ich nur noch mit dieser Software. Das Grundpaket ist gut und mit den Erweiterungen sucht man sich genau das, was man wirklich braucht.